1. Aviser de votre absence dans un délai raisonnable et préparez-la
Informez vos collègues et partenaires de travail environ une semaine à l’avance de votre départ. Incluez éventuellement une note dans votre bloc signature de mail. Cela permettra à chacun de faire ses dernières requêtes si besoin est.Planifiez en avance et fixez-vous des plages de connexion si celles-ci sont indispensables. Ne vous laissez pas envahir en tout temps de la journée par vos mails ou appels. N’hésitez pas à laisser votre smartphone à l’hôtel avant d’aller à la plage ! Tentez aussi de distinguer vos propres attentes et « angoisses » de celles de vos collègues ou clients. Soyez objectif et ferme !
2. Mettez en place un message d’absence – mail & téléphone
Pensez à programmer votre message d’absence en indiquant vos dates d’absence et mentionnez que vous n’avez qu’un accès limité à vos messages. Utilisez des filtres et règles pour faciliter la lecture de vos mails durant votre absence afin d’avoir accès qu’aux messages urgents et importants qui ne peuvent attendre votre retour. Evitez de donner vos coordonnées de contact à tout le monde.
3. Etablissez un chaîne de contact
Dans la mesure du possible définissez votre/vos remplaçant(s) durant votre absence et sélectionnez la personne à qui vous laisserez vos coordonnées en cas de strict besoin. Assurez-vous d’inclure les coordonnées de cette personne dans votre message d’absence.Il peut s’agir de plusieurs personnes selon la nature des responsabilités.
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