R - Responsable hiérarchique
Faites le point avec votre responsable hiérarchique si possible un mois avant votre départ en vacances. Listez les travaux en cours à réaliser d’ici à votre départ et demandez validation à votre chef(fe). Cette liste sera un outil de travail pour vous afin de ne rien oublier, telle une liste des choses à prendre dans votre valise ainsi qu’une vue d’ensemble sur les travaux en cours pour votre supérieur hiérarchique. Ce dernier déterminera ensuite les travaux à faire par vos soins d’ici à votre départ ou à déléguer pendant votre absence ou à reprendre à votre retour.
E - Lister les échéances
Vous êtes fixé, le chef a validé les derniers travaux à réaliser avant votre absence. Reprenez la liste de vos tâches et déterminez des échéances pour chaque travail. Organisez les travaux sur les deux semaines qu’il vous reste afin de répartir la charge de travail uniformément. Pour vous aider, classifiez les tâches par importance et niveau d’urgence. Dans la mesure du possible, englobez une ou deux tâches à réaliser après vos vacances afin de prendre un peu d’avance. Cela favorisera une reprise confortable. Votre liste est maintenant terminée, regardez-là dans son ensemble et demandez-vous si son contenu ne fera pas déborder votre valise. Au besoin, vous pourrez toujours demander un délai.
P - Point de situation
Faites le point avec vos collègues et/ou remplaçants. Découpez votre liste et donnez-en une partie, avec davantage de détails, à l’un ou l’autre de vos remplaçants. Prenez un moment pour échanger sur la compréhension de ce document avant d'en transmettre une copie. N’oubliez pas de mentionner les personnes de référence en cas de questions.
O - Organiser sa place de travail
Partir en vacances est l’occasion rêvée pour ranger votre bureau. Vous aurez l’esprit plus léger et cette action facilitera grandement l’accès à vos dossiers en cas de besoin. L’idée est de faire tout son possible pour que vos collègues n’aient pas besoin de vous contacter pendant vos vacances !
S - STOP
Le message d’absence est bien trop souvent sous-estimé. La plupart du temps composé à la dernière minute, il comporte bien trop souvent des erreurs ou des oublis (dates ou personne(s) à contacter en cas de besoin). Et n’oubliez pas de dévier votre/vos téléphone(s).
Partir l’esprit léger et se reposer, c’est la promesse du respect des étapes de la méthode REPOS. Belles vacances à vous !
